O que perguntar ao buffê antes de fechar

O preço do prato quase nunca é o preço do buffê. O que muda a conta são as linhas que não estão escritas na proposta: bar, taxa de serviço, hora extra, bolo, a refeição da equipe. Estas são as perguntas que faltam — e o jeito de comparar duas propostas que não cobrem a mesma coisa.

A pergunta que resolve metade das surpresas

Peça a proposta por escrito e faça uma pergunta só: o que não está incluído neste valor? Buffê sério responde com uma lista. O que aparecer nela é o que vira boleto depois — bebida, bartender, taxa de serviço, hora extra, bolo, mesa de café — e é sobre essa lista que a negociação inteira acontece.

O resto deste guia é o que perguntar quando o fornecedor não responde assim. Cada item abaixo já chegou como surpresa na conta de alguém.

Bar, bartender e o que se bebe

Quais bebidas entram no pacote. Água, refrigerante e suco costumam ser uma coisa; cerveja, espumante, vinho e destilado são outra, e às vezes cada uma tem preço próprio.
Se o bar fica aberto até o fim. Bar que fecha uma hora antes do último convidado ir embora não é o mesmo produto que um bar aberto.
Quantos bartenders vêm, e se o número acompanha o de convidados. Fila no bar é a reclamação mais comum de festa, e a causa é aritmética.
Se dá para levar bebida por fora, e qual é a taxa de rolha. Muitos espaços permitem, cobrando por garrafa aberta ou por pessoa. A conta pode fechar dos dois lados, e só fecha depois de perguntar.
O que acontece com o que sobrar. Garrafa fechada volta para vocês ou fica com a casa? A resposta muda se vale a pena comprar por fora.
Gelo, copo, taça e reposição. Parecem óbvios e são linha de orçamento em algumas casas.

As taxas que não são o preço do prato

São as que mais aparecem depois de assinado, porque nenhuma delas é comida — e cardápio nenhum avisa que elas existem.

Taxa de serviço. Quando existe, é uma porcentagem sobre o valor. Pergunte qual é e, principalmente, sobre o que ela incide: só sobre o menu, ou também sobre bar, bolo e hora extra? A mesma porcentagem dá contas bem diferentes conforme a base.
Couvert artístico. É a cobrança da música ao vivo da casa, e ela aparece mesmo quando o casal contrata a própria banda. Pergunte se existe e se some quando vocês trazem música de fora.
Hora extra. Qual é o horário contratado, a partir de que momento ele conta, quanto custa a hora a mais, se é cobrada em fração ou em hora cheia, e se multiplica a equipe toda ou só o bar. Festa boa passa da hora: planeje a hora extra como se ela fosse acontecer.
Transporte e refeição da equipe. Espaço fora da cidade quase sempre tem custo de deslocamento, e a equipe come. Em algumas propostas isso está dentro do valor; em outras é linha à parte, e ninguém avisa.
Montagem e desmontagem, quando a festa é em espaço que não é do buffê — inclusive quantas horas antes eles precisam entrar no local, porque essas horas podem ser cobradas pelo espaço.

Bolo, doces e mesa de café

Os três vivem numa zona cinzenta entre o buffê e a confeitaria, e é comum o casal descobrir tarde que não contratou nem com um nem com o outro.

O bolo é de verdade ou é cenográfico? Muitos pacotes trazem um bolo falso para a foto e o corte, com bolo de verdade servido em fatia. Não é problema — é só saber, e saber quantas fatias saem.
Quantos doces por pessoa, e se a conta é por unidade ou por peso. É o item em que duas propostas mais usam unidades diferentes, e por isso o que mais engana na comparação.
Mesa de café. Servida no fim da festa, com salgado quente e bolo, ela é um segundo serviço, com equipe e horário próprios. Raramente vem junto, e é o que segura quem fica até o fim.
Quem corta e serve o bolo, e se há taxa quando o bolo vem de outro fornecedor.

Quem come e não está na lista de convidados

Duas contagens escapam da lista, e as duas mexem no valor final.

Crianças. Pergunte as duas idades da casa: até que idade é cortesia e até que idade paga meia. São duas linhas diferentes, e cada buffê tem as suas. Sem elas, a mesma lista de convidados produz dois orçamentos diferentes — e por isso a sua lista precisa guardar a idade de cada criança, não o total delas.
Fornecedores que trabalham durante a festa. Fotógrafo, assistente, videomaker, banda, DJ, cerimonialista e a equipe dela comem, e no contrato deles costuma estar escrito que comem. Pergunte quanto custa o prato de fornecedor, que em geral é diferente do prato de convidado, e conte quantas pessoas cada fornecedor vai levar. É o número que mais falta na conta.

A prova do menu

Toda proposta deveria dizer três coisas sobre a prova: se está inclusa, quantas pessoas ela cobre e quando acontece.

Prova antes de assinar serve para escolher o buffê; prova depois serve para escolher o cardápio. São coisas diferentes, e vale saber qual das duas está sendo oferecida. Se a prova é paga, pergunte se o valor é abatido caso vocês fechem.

Leve quem vai opinar de verdade, e não a família inteira: prova com muita gente rende muita opinião e nenhuma decisão. E anote na hora o que foi servido — meses depois, "aquele risoto" não identifica prato nenhum, e o cardápio final se fecha por escrito.

Como comparar duas propostas de buffê

Duas propostas de buffê quase nunca cobrem a mesma coisa, então comparar os dois valores finais não diz nada. Comparar é trazer as duas para a mesma base, em quatro passos:

Fixe o número de pessoas. As duas propostas sobre a mesma contagem, a sua, com as crianças já resolvidas pela regra de cada casa. Proposta feita para 120 e proposta feita para 150 não se comparam nem no valor por pessoa, porque o mínimo e a equipe mudam.
Liste tudo que aparece em qualquer uma das duas. Se a primeira traz bartender e a segunda não fala de bar, "bartender" vira linha nas duas — vazia na segunda. É a linha vazia que denuncia o que falta.
Preencha os buracos com o preço do próprio fornecedor. Peça o valor avulso do que faltou. A comparação honesta é entre dois pacotes completos, e completar custa dinheiro.
Só então compare o total, e o valor por pessoa. O total decide agora; o valor por pessoa é o que permite refazer a conta quando a lista mudar — e ela vai mudar.

Quem faz esse cruzamento por você

É exatamente esse trabalho que a tela de Orçamentos do Organiza+ Casamento faz: as propostas do mesmo serviço ficam lado a lado, item por item, com o que só uma tem em destaque e o que ela não tem riscado. E o que a proposta declara que não inclui fica em campo separado, porque é o que muda o preço real sem mudar o valor escrito.

Validade, reajuste e o que trava o preço

Até quando este valor vale? Proposta tem data de validade, e ela costuma ser curta. Passou, o fornecedor pode refazer o preço — e refaz. Anote a validade junto do valor, no mesmo lugar.
O que trava o preço: assinar ou pagar o sinal? Peça por escrito qual valor ficou travado e o que ainda pode variar.
Existe reajuste até a data? Por qual índice e em que mês. Casamento fechado com muita antecedência quase sempre tem essa cláusula; o que não pode é descobri-la depois.
Há mínimo de pessoas cobrado? E até quando dá para mudar o número, para cima e para baixo. Lista que encolhe não costuma baratear tanto quanto se espera.
Como se cancela, e o que se perde. É a parte do contrato que só importa no dia em que ela for necessária — e nesse dia importa muito.

Perguntas frequentes

Dá para fechar o buffê antes de a lista estar pronta?

Dá, e é o mais comum: fecha-se com um número estimado. O que não pode faltar é o combinado sobre o ajuste — até que data o número muda, se há um mínimo cobrado mesmo com menos gente, e quanto custa cada pessoa a mais depois. Sem isso, a estimativa vira o contrato.

O buffê pode obrigar a comprar a bebida com ele?

Pode, e é cláusula comum — exclusividade de bar é como muitas casas fazem margem. Pergunte antes de se apaixonar pelo espaço. Onde a bebida por fora é permitida, quase sempre há taxa de rolha, e a conta só fecha comparando as duas com o mesmo consumo.

Buffê com espaço incluso compensa?

Depende do que o espaço avulso cobraria por tudo que o pacote já resolve. Some, no espaço avulso, aluguel, horas de montagem, energia, limpeza, segurança, mobiliário e o deslocamento da equipe do buffê. É essa soma que se compara com o pacote, nunca o aluguel sozinho.

Quantas propostas de buffê pedir?

Três costuma ser o número em que a comparação ainda cabe na cabeça e já mostra a faixa de preço da sua cidade. Peça as três para a mesma data, o mesmo número de pessoas e o mesmo horário — proposta feita sobre premissas diferentes não compara nada.