Cronograma do casamento: o que fazer em cada fase

Cronograma de casamento não se escreve do começo para o fim: se escreve da data para trás. São oito fases, cada uma com uma razão de existir, e em cada uma há dois ou três itens que, esquecidos, custam caro ou não têm conserto.

A regra que organiza tudo: conte de trás para frente

"Seis meses antes" é uma informação. "13 de março" não é. Todo prazo de casamento se conta a partir da data, para trás, porque é o único jeito de saber se dá tempo.

Três coisas mandam nesse cálculo, e nenhuma depende de vocês: o que esgota — espaço, buffê, fotógrafo e banda em data disputada se reservam com muita antecedência —, o que leva tempo para ficar pronto — vestido sob medida, aliança gravada, convite impresso — e o que tem prazo legal, que é a habilitação no cartório.

Se a sua data está mais perto do que a primeira fase supõe, não pule etapa: comprima. Faça na mesma semana o que a lista distribui em três meses, na mesma ordem. A ordem é o que importa, porque cada fase existe para dar à seguinte a informação de que ela precisa.

Doze meses antes: o que define todo o resto

Esta fase quase não contrata. Ela decide os números que todas as outras vão obedecer: que casamento é este, quanto se pode gastar, quem paga o quê e quantas pessoas são. Só depois vêm a data e os fornecedores que esgotam primeiro.

A ordem aqui é rígida por um motivo só: o número de convidados muda tudo o que vem depois. Espaço reservado antes da primeira estimativa de convidados é o erro mais caro do planejamento inteiro, porque fixa um teto que o resto da festa vai ter de respeitar — ou pagar para furar.

• Leve duas datas para a busca de espaço. Procurar espaço com uma data só é comprar sapato de um número.
• Assessoria ou cerimonial cedo, se for ter. Quem entra no fim recebe decisões prontas e mal feitas, e é nas escolhas iniciais que essa pessoa economiza o que custa.
• Fotografia e vídeo. Junto do buffê, é o que esgota mais rápido em temporada — e é o único fornecedor cujo produto vocês vão ver pelo resto da vida.

Nove meses: os fornecedores que faltam, e o vestido

Decoração e flores, banda ou DJ, hospedagem para quem vem de fora, a lista de presentes e a lua de mel — que entra aqui, e não depois, porque passaporte e visto têm fila própria, que não conhece a sua data.

O vestido é o prazo mais traiçoeiro da lista. Sob medida, leva meses entre a encomenda e a última prova, com duas ou três provas no meio, e o ateliê não trabalha só para você. Quem descobre isso faltando três meses escolhe entre o que estiver pronto.

É aqui também que se convida o cortejo. Convidar cedo dá tempo de a pessoa se organizar — e de vocês descobrirem, ainda a tempo, quem não vai poder.

Seis meses: bolo, beleza, alianças, transporte e convites

A fase que parece calma e não é, porque quase tudo aqui tem produção física atrás.

• Aliança com gravação leva tempo, e o prazo do gravador não é o prazo da joalheria. Pergunte os dois.
• Convites se encomendam agora e se enviam depois. Antes deles vai o save the date, que é o que segura a data de quem vai precisar comprar passagem e reservar hotel.
• Cabelo e maquiagem se contratam agora, com o teste marcado. Quem só marca o teste perto do dia descobre tarde que não gostou.
• A lista de convidados de verdade, com endereço. Não é a estimativa da primeira fase: é a lista com nome completo e endereço de entrega, e é ela que diz quantos convites imprimir.
• Transporte, som e iluminação. Confira se o espaço já tem som e luz antes de contratar — e se o que ele tem serve para a banda que vocês fecharam.

Três meses: papelada e provas

A única fase em que atrasar impede o casamento de acontecer.

A habilitação no cartório tem prazo de validade — noventa dias. Isso corta dos dois lados: cedo demais e ela vence antes da cerimônia; tarde demais e o processo não corre a tempo. Pergunte no seu cartório exatamente quais documentos ele pede, porque a lista varia, e reserve tempo para o que vem de outra cidade: certidão atualizada não sai no mesmo dia.

Junto dela: a papelada da igreja e o curso de noivos, que tem calendário próprio e turmas que enchem; o envio dos convites; a primeira prova do vestido; os trajes do cortejo; as leituras e as músicas da cerimônia; e o cardápio final com o buffê.

O item que mais some desta fase é a lembrancinha — parece pequena e é uma encomenda de centenas de unidades, com prazo de produção como qualquer outra.

Um mês: a reta final

Nada de novo se contrata aqui. Esta fase é de confirmação e de roteiro.

• Confirmar presença, com uma pessoa encarregada de perseguir quem não respondeu.
• Mapa de mesas, que só se monta depois das confirmações e por isso vive espremido no fim.
• O roteiro do dia, hora a hora, na mão de quem vai conduzir. É o documento que separa uma festa que anda de uma festa que espera.
• A lista de fotos que não podem faltar para o fotógrafo, e o repertório com as músicas vetadas para o DJ. Duas conversas de cinco minutos que evitam arrependimento permanente.
• Os pagamentos que vencem antes da data. Confira todos de uma vez: é a semana em que se descobre que dois venciam ontem.
• Ensaiar a cerimônia com o cortejo, que é quando aparece quem não sabe com quem entra.

A semana, o dia e o depois

A semana é curta de propósito e tem uma tarefa que manda em todas: o número final de convidados vai para o buffê. Depois dele, o valor não muda mais.

• Pagamentos e gorjetas separados em envelopes, com nome. No dia, ninguém tem cabeça para conferir transferência.
• Confirmar o horário de chegada de cada fornecedor, um por um, com a pessoa que vai efetivamente chegar.
• Kit de emergência: linha, agulha, remédio, curativo. Quem monta nunca é quem casa.
• As alianças com quem vai guardá-las e os documentos com quem leva.

O que fica para depois — e some

No dia, a lista precisa ser mínima: documentos e alianças no local, testemunhas conferidas, e comer alguma coisa de verdade antes de começar. Essa última é a tarefa mais ignorada do casamento inteiro e a que mais estraga o começo da festa.

Depois existe uma fase que quase ninguém escreve: pegar a certidão de casamento, trocar os documentos de quem mudou de nome, devolver os trajes alugados no prazo — que é curto e tem multa —, escolher as fotos do álbum e mandar os agradecimentos. Um mês depois, com a casa nova para montar, é essa a lista que desaparece.

Onde escrever esse cronograma

Um cronograma só serve se estiver num lugar que os dois olham, com responsável e prazo em cada linha. No painel do Organiza+ Casamento essas oito fases vêm prontas — 64 tarefas, trazidas por fase, com os prazos já calculados de trás para frente a partir da sua data. Quem casa em três meses não traz a fase de um ano, e o que não serve se apaga: casamento de trinta pessoas no sítio não tem mapa de mesas.

Fora dele, o princípio é o mesmo: escreva a fase e não só a tarefa, ponha nome de gente em cada linha, e deixe as tarefas sem prazo num grupo separado — para que elas não finjam que estão atrasadas nem sumam por não ter data.

Perguntas frequentes